Niet meer kiezen tussen regels of business processen, het antwoord is beide!

Door Victor Beverloo

13 juli 2015 13:55:00


In veel bedrijven zijn medewerkers druk bezig om de bedrijfsactiviteiten in “business processes” vast te leggen. Bij het vastleggen hiervan loop je tegen een aantal uitdagingen aan:

  • Welke standaard gebruik je, bijvoorbeeld BPMN 2.0?
  • Welke tekentool gebruik je, Visio of een meer geavanceerde tool?
  • Welke diepgang hanteer je, level 1 descriptive, level 2 analytical of level 3 executable?
  • Leg je de bedrijfsregels ook vast bij het proces en zo ja, hoe dan?
  • Hoe harmoniseer je de processen over de locaties/units/landen/etc.?
  • Hoe ga je om met uitzonderingen?

Puzzle_piecesOm maar met het laatste punt te beginnen. Hoe ga je om met uitzonderingen? Vaak wordt de eerste opzet van een bedrijfsproces in een workshop getekend. Na een tijdje ontstaat er in de workshop een discussie die met “ja-maar” begint. Met andere woorden: het getekende proces klopt, maar helaas zijn er ook gevallen waarin het proces toch anders verloopt. Na wat discussie komt dan het verlossende woord: “laten we niet de uitzonderingen modelleren, maar het hoofdproces. We streven naar een dekking van 95%”. Voor de procestekening is deze aanpak prima, alleen helaas voor de implementatie die volgt niet. De geautomatiseerde systemen die de processen moeten ondersteunen moeten immers “snappen” wanneer het even is toegestaan om van de 95% af te wijken. Software snapt dit niet vanzelf, daar moeten duidelijke regels voor zijn. Het gevolg is dat alle transacties afgedwongen worden via het getekende proces of dat er een achterdeurtje wordt opgezet voor de uitzonderingen. Wanneer en hoe de achterdeur gebruikt wordt is dan vaak niet eenduidig.

Er is een oplossing die wel altijd werkt. Leg de bedrijfsregels- business rules- vast. Business rules kunnen wel 100% dekkend beschreven worden. Probeer het maar eens om in een bestaand proces bij een besluitvormingsdriekhoekje alle regels op te schrijven. Vaak staat in de tekening “goedgekeurd/afgekeurd”. Voor het goedkeuren van producten kunnen de regels bijvoorbeeld zijn:

  • Temperatuur tussen de 2 en 5°C
  • Gewicht per zak tussen de 10,0 en 10,5 kg
  • Label scanbaar
  • Verpakking niet beschadigd
  • Etc.

Als één van de criteria niet voldoet is het duidelijk dat het proces niet verder kan. Dat is voor iedereen duidelijk en hoef je niet via ingewikkelde loops in het proces te tekenen.

Kortom: om succesvol een verandering door te voeren is het tekenen van een proces niet voldoende. Essentieel is ook om alle business rules vast te leggen. Het vastleggen van deze regels moet door de business zelf gebeuren en niet door ICT. ICT moet de vertaling naar software systemen maken en zeker niet zelf de regels vaststellen. De praktijk toont aan dat bedrijven die hun regels vooraf goed vastleggen 25% sneller zijn in de project uitvoering en dat de faalkosten met wel 20% afnemen!

Onderwerpen: business processen, business rules, business processes