Hoe krijg je wensen en eisen helder? Heel simpel! Doorvragen!

Het achterhalen van wensen en eisen is lastig, waardoor de kwaliteit van requirements onvoldoende is. Hoe krijg je de juiste requirements boven water? Hoe zorg je ervoor dat de requirements helder en eenduidig zijn geformuleerd? Hoe zorg je dat de kwaliteit van requirements ruim voldoende is? Heel simpel! Doorvragen!

 

Doorvragen!

Als Business analist ga je regelmatig met belanghebbenden in gesprek om hun wensen en eisen te achterhalen. Vaak merk je dat zij praten vanuit een probleem die zij op dat moment hebben, zoals bijvoorbeeld hoge kosten, een trage afhandeling van klantvragen of een hoge werkdruk. En heel vaak hebben zij voor deze problemen ook al een oplossing bedacht.

Alleen oplossingen zijn geen wensen en eisen. Integendeel zelfs. Wensen en eisen vormen de basis voor het in kaart brengen van alle mogelijke oplossingen. Uit deze set mogelijkheden zal de beste oplossing moeten worden gekozen.

Belangrijk is dus dat je als Business analist tijdens  een gesprek goed doorvraagt om de wensen en eisen helder te krijgen. Maar hoe doe je dat eigenlijk?

 

5x Waarom-methode

Als je de wensen en eisen van de belanghebbende wilt achterhalen moet je vragen stellen, doorvragen en nog eens doorvragen. Maar wat zijn nu de juiste vragen? Met welke vragen kom je achter de daadwerkelijke behoefte van iemand? Een methode die vaak voor wordt gebruikt is de 5x Waarom-methode.

De 5x Waarom-methode heeft een aantal voordelen. Met iedere waarom vraag laat je iemand een niveau dieper nadenken. Als je iemand 5x achter elkaar deze vraag stelt, komt hij/zij daadwerkelijk bij zijn/haar behoefte uit. Daarnaast voorkom je ook dat je te snel conclusies trekt en allerlei aannames doet.

Uiteraard zijn er ook een aantal risico’s! Mensen kunnen geïrriteerd raken. Toen mijn dochtertje 2,5 jaar oud was, zat zij in de Waarom-fase. Waarom ben ik een meisje? Waarom moet ik naar bed? Waarom moet ik eten? Waarom is de lucht blauw? Waarom is dat een paard? Waarom, waarom, waarom……?

Door het continue stellen van de Waarom-vraag heb je kans dat je geïrriteerd raakt. Ik geef nu een persoonlijk voorbeeld, maar dit kan dus ook op zakelijk gebied gebeuren. De irritatie kan ontstaan omdat de Waarom-vragen die je op iemand afvuurt kunnen worden ervaren als een kruisverhoor, verwijt, persoonlijke aanval of als een ondermijning van de expertise.

Probeer bij irritatie nog maar eens de informatie te achterhalen die je nodig hebt!

3 tips om irritatie te voorkomen

Goed doorvragen naar de werkelijke behoefte van iemand hoeft niet te leiden tot irritatie.
Hieronder 3 tips om irritatie te voorkomen.

  1. Breng variatie aan.
    Voorkom een eentonig en voorspelbaar gesprek. Wissel de Waarom-vragen af met Wat, Hoe, Waar, Welke en Waarvoor-vragen.
  2. Stel ook vragen over de toekomst.
    Vraag niet alleen door op de problemen uit het verleden. Als je weet wat iemand niet meer wil, weet je namelijk nog niet wat hij/zij wel wil. Vraag daar ook naar. Voorbeelden van toekomstgerichte vragen zijn: Wat levert die oplossing jou op en waarvoor heb je dat nodig?
  3. Houd je niet strikt aan 5x.
    Het achterhalen van de werkelijke behoefte is het belangrijkste, niet om het aantal keer doorvragen. Bij de ene persoon heb je 7 vragen nodig om tot de kern te komen, bij een ander misschien 2 of 3 vragen.

Uiteraard zijn er ongetwijfeld nog meer tips om in gesprekken goed door te vragen zonder irritatie bij de ander op te roepen. Welke pas jij toe?

Als je vragen hebt over het gebruik van de 5x Waarom-methode, neem dan contact met ons op, of bel: (0)35 699 06 99. Wij helpen je graag verder.

Geschreven door: USoft

Gerelateerde artikelen